Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemi kasutusjuhend juurdepääsutaotluste esitajatele

Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu andmine toimub rahvastikuregistri seaduse alusel.

1. Infosüsteemi kasutamine

Infosüsteemi saab kasutada kõigi enamlevinud veebilehitsejatega. Soovituslik on eelistada veebilehitsejaid Google Chrome ja FrontMotion Firefox.

2. Infosüsteemi sisselogimine

Infosüsteemi saab sisse logida eraisik ning asutuse/äriühingu esindusõiguslik isik või tema poolt volitatud isik. Kui asutuse/äriühingu volitatud isik logib sisse esmakordselt, peab ta esitama manusena esindusõigust tõendava dokumendi, et ta võib asutust/äriühingut infosüsteemis esindada. Kui esindusõigus puudub, siis taotlust ei menetleta. Esindusõigust ei kontrolli infosüsteem automaatselt, vaid seda teeb taotluse menetleja.

3. Pöördumiste liigid infosüsteemis

Pöördumised on grupeeritud rolli järgi. Taotleja valib kõigepealt, kellena taotluse esitab: Äriühing (õigustatud huvi), Eraisik (õigustatud huvi) või Asutus (avalik ülesanne). Üks ja sama isik võib olla mitmes rollis, nt nii erasiku rollis kui ka asutuse/äriühingu esindaja rollis.

Pöördumiste liigid on järgmised:

* riigiportaali eesti.ee veebikeskkond, kust leiab avalikke e-teenuseid ja informatsiooni riigiga seotud toimingute kohta

4. Juurdepääsu taotlemise põhjused ja taotletavad teenused

Õigustatud huvi olemasolul võimaldatakse juurdepääs äriühingutele ja eraisikutele. Andmete väljastamine on tasuline. Selgitused tasude maksmise kohta on kirjas vastavate taotlusvormide juures.

Õigustatud huviga on tegemist eelkõige juhtudel, kui andmete väljastamist taotletakse taotleja või muu isiku elu, tervise ning õiguste ja vabaduste kaitseks; taotlejaga sõlmitud lepingu täitmiseks või lepingu täitmise tagamiseks; teaduslikul eesmärgil, lähtudes Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 sätestatud tingimustest. Samas ei ole see loetelu ammendav ning õigustatud huvi võib esineda ka muudel juhtudel.

Taotleja õigustatud huvi olemasolu hinnatakse andmetele juurdepääsu otsustamisel. Seega on oluline kohe taotluse esitamisel välja tuua selgelt sõnastatud põhjused andmetele juurdepääsu saamiseks ning kõik juurdepääsu otsustamiseks vajalikud asjaolud.

Esitatud taotluses tuleb kirjutada andmete kasutamise põhjendatud eesmärk, viis ja aeg, st miks on andmetele juurdepääsu vaja, millistele andmetele ja kuidas on juurdepääsu vaja ning mis ajaperioodil juurdepääsu on vaja. Samuti on vaja kirjeldada, kuidas saadud andmeid kasutatakse. Taotluse esitamisel kinnitab taotleja, et saadud andmeid kasutatakse vaid taotletaval eesmärgil, ajavahemikul ja viisil.

Andmetele juurdepääs on lubatud ainult juhul, kui see ei riku eraelu puutumatust ega tekita ohtu riigi julgeolekule. Juurdepääs lubatakse vaid nendele andmetele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Andmete väljastamisest keeldutakse kui taotlejal puudub õigustatud huvi; andmetele juurdepääsu võimaldamisega võib tekitada kahju isikule, kelle andmetele juurdepääsu taotletakse või kui juurdepääsu soovitakse isikute lisa-aadressile või kontaktandmetele uuringute või reklaami eesmärgil. Samuti ei ole õigustatud huvi korral õigust neile kontaktandmetele (e-post ja telefoninumber), mis on edastatud rahvastikuregistrisse avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku poolt, kes on need andmed saanud oma menetluse käigus (näiteks Politsei- ja Piirivalveamet, Maksu- ja Tolliamet, Transpordiamet jt).

Võimalused andmetele juurdepääsu saamiseks on järgmised:

Asutuste all peetakse silmas riigi ja kohaliku omavalitsuse asutusi ning muid füüsilisi ja juriidilisi isikuid, kellele võimaldatakse juurdepääs neile seadusega või seaduse alusel pandud avalik-õigusliku ülesande täitmiseks.

Võimalused asutustele andmetele juurdepääsu saamiseks on järgmised:

• Ühekordne andmete väljastamine
• Püsiv juurdepääs rahvastikuregistri menetlustarkvarale
• Püsiv juurdepääs rahvastikuregistri teenustele:

1. X-tee teenused
2. ametnikuportaal
3. turvaline failijagamiskeskkond (Sahver)

5. Taotluse andmete sisestamine

Taotluse andmed sisestatakse vastavale vormile. Iga välja juures on selgitav tekst. Kui väli ei ole kohustuslik, siis on selle juures „(valikuline)“.

Kuupäeva tüüpi väljade juures on kalendri pilt, millel tuleb klõpsata  ja valida kuupäev.

Etteantud loendi tüüpi väljadelt väärtuste valimisel saab märkida mitu väärtust.

Taotlusele on võimalik infosüsteemis juurde lisada manuseid – lohista või sirvi. Taotlusele lisatud manuste maksimaalne maht kokku võib olla 21 MB.

Täidetud vorm salvestatakse, kui vajutada vormi all olevale nupule (Loo/Create). Kui mõni kohustuslikest väljadest on täitmata, siis vormi ei salvestata. NB! Arvulist väärtust eeldavale väljale (näiteks valikuline väli „Isikute arv“) mitte sisestada muid väärtusi, sest sel juhul taotlust ei salvestata ning kuvatakse veateade.

Taotluse esitamisel tekkivate probleemide korral võtta ühendust rahvastikuregistri klienditoega [email protected] või telefonil 612 4444.

Pärast edukat salvestamist kuvatakse infosüsteemis olek TÄNAME, TEIE TAOTLUS ON VASTU VÕETUD.

6. Andmete kättesaamine

Taotluse vormil, mille sisu on ühekordne andmete väljastamine, tuleb näidata millisel viisil andmeid soovitakse saada (iseteenindusportaal, e-post, post (tähitud), tulen ise järele). Vaikimisi on kättesaamise viisiks Iseteenindusportaal. Andmed saab tellida näiteks e-postile või saada asutusest kohapealt valides „Tulen ise järele.“ Taotluste puhul, mille sisuks on ühekordne andmete väljastamine kuni 20 isiku kohta, saab kohapeal andmete saamiseks valida väljal „Andmed väljastab“  loetelust menetlev omavalitsuse asutus.

Taotluses on võimalik esitada volitatud isiku andmed, keda võib volitada andmetel järele minema. Volitatud isikul peab andmete kätte saamisel kaasas olema volikiri.

7. Suhtlemine menetlejaga

Taotleja saab menetlejaga suhelda infosüsteemi kaudu lisades kommentaare oma taotlusele. Sisestada tuleb kommentaari tekst ning klikkida „Lisa.“ Menetleja avalikud kommentaarid, nt täpsustavad küsimused, on näha infosüsteemis. Samuti on seal nähtavad menetleja poolt lisatud manused, nt andmete väljastamise otsus või andmete väljastamisest keeldumise otsus.

8. Menetlev asutus

Taotlusi menetlevad asutused on Siseministeerium (SiM), Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT), maakonnakeskuse kohaliku omavalitsuse asutused (KOV asutus). Menetlev asutus sõltub taotluse liigist:

Menetlev asutus määratakse infosüsteemi poolt automaatselt. Menetlev asutus on märgitud taotluse väljal „Omanik“.

Kui taotlus kuulub kohaliku omavalitsuse asutuse menetlusse, siis infosüsteem määrab automaatselt menetleva kohaliku omavalitsus asutuse. Taotlus liigub vastava asutuse töölauale. Kui taotleja on samaaegselt esitatud mitu taotlust, määratake menetlejaks sama kohaliku omavalitsuse asutus, et vältida olukorda, kus sama taotleja taotlused  on menetluses erinevates asutustes.

Kui taotlus kuulub Siseministeeriumi menetlusse, otsustab Siseministeerium taotluse rahuldamise või mitte rahuldamise ning teavitab sellest taotlejat.  Andmetele juurdepääsu realiseerib Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus.