Sa oled siin

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Siseministeeriumis

Seadusest tulenevate ja Vabariigi Valitsuse antud ülesannete täitmise käigus tekib Siseministeeriumis iga päev dokumenteeritud teavet, mida menetletakse ja hoitakse vastavalt seaduses kehtestatud korrale ja nõuetele.

Ministeeriumi igapäevane tegevus dokumenteeritakse, selle käigus koostatakse õigusakte, sõlmitakse lepinguid ning peetakse kirjavahetust teiste valitsusasutuste, isikute ning kolmandate osapooltega.

Ministeeriumi põhitegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis ning avalikustatakse Siseministeeriumi kodulehel avaliku dokumendiregistri kaudu.

Kirjavahetuses isikutega võib koguneda isikuandmeid, sh tundlikku ja eraelulist teavet, millele ligipääs ja mille töötlemine on seadusega kitsendatud. Ministeeriumis on isikuandmete töötlemine tagatud viisil, et isisku eraeluliste andmete avalikuks tuleku tõenäosus on viidud miinimumini.

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Siseministeeriumis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

Delikaatsete isikuandmete töötlemine (registreerimine)

Ministeeriumis töödeldakse enamikku delikaatseid isikuandmeid rahvastikutoimingute käigus.

Isikute delikaatsed isikuandmed kogunevad alljärgnevate tegevuste käigus:

  • isiku taotletud perekonnaseisutõendi, perekonnaseisuakti ärakirja ning siseministri käskkirja väljavõtte uue nime andmise kohta väljastamine;
  • isiku poolt uue nime andmise või muutmise taotlemine;
  • isiku poolt rahvastikuregistri kannete muutmise taotlemine;
  • järelepärimise taotlemine perekonnaarhiivist.

Isikute taotlused ja pöördumised registreeritakse ministeeriumi elektroonilises dokumendihaldussüsteemis ning on tunnistatud piiratud juurdepääsuga teabeks. Delikaatseid isikuandmeid töötlevad vaid selleks tööks ettenähtud ametikohtadel töötavad teenistujad. Teistel ministeeriumi teenistujatel isikuandmetele juurdepääs puudub.

Siseministeeriumis töötlevad isikuandmeid ja vastutavad nende kaitse eest:

  • rahvastiku toimingute osakond;
  • personalipoliitika osakond.

Enda isikuandmetega tutvumine

Isikul on õigus tutvuda andmetega, mida Siseministeerium on tema kohta kogunud.

Isikul ei võimaldata tutvuda tema kohta Siseministeeriumis kogutud andmetega üksnes juhul, kui see võib:

  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Isikul on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Kirjale, selgitustaotlusele, märgukirjale ja teabenõudele vastamine

Isikuandmeid hoitakse elektrooniliselt ministeeriumi dokumendihaldus-süsteemis ning kasutatakse vaid tema pöördumisele vastamiseks. Kui isiku pöördumisele vastamiseks on täiendava info saamiseks vaja suhelda kolmanda osapoolega, avaldatakse isikuandmeid minimaalselt vajalikus mahus.

Kui ministeeriumile on saabunud isiku kiri, selgitustaotlus, märgukiri või teabenõue, millele vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, edastatakse pöördumine sinna ning vastavast edastamisest teavitatakse isikut kirjalikult.

Andmed Siseministeeriumiga kirjavahetuse kohta on seaduse kohaselt kättesaadavad Siseministeeriumi kodulehel avalikus dokumendiregistris. Avalikus dokumendiregistris on näha kirja saatja või saaja nimi. Dokumendi pealkirjaks on märgitud vastavalt „Selgitustaotlus“, „Märgukiri“, „Teabenõue“ või muu selline, mitte isiku nimetatud kirja eesmärk.

Ministeeriumis on eraisikutega peetav kirjavahetus üldise juurdepääsu-piiranguga. Kui kolmas osapool soovib isiku ja ministeeriumi vahelise kirjavahetusega tutvuda ja esitab vastava teabenõude, siis vaadatakse isiku päring üle, kas dokumenti on võimalik osaliselt või täielikult välja anda. Teabenõude korras dokumendi väljaandmisel kaetakse kinni sellised isiku isiklikud kontaktandmed nagu e-posti või postiaadress või telefoninumber (v.a kui kirjavahetust peetakse juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud dokumendile juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata dokumendi juurdepääsupiirangust väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus sellega tutvuda (nt uurimisasutus, prokuratuur või kohus).

Isikutega peetavat kirjavahetust säilitatakse ministeeriumis üldjuhul viis aastat. Pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid/andmed hävitatakse.

Tööle kandideerimine

Ministeeriumisse tööle kandideerides koguneb kandidaatide kohta isiku-andmeid, mida töötlevad selleks ettenähtud ametikohtadel töötavad teenistujad. Teistel ministeeriumi teenistujatel juurdepääs isikuandmetele puudub.

Kandidaatide isikuandmed kogunevad kandideerimisnõuetest tulenevate dokumentide esitamisel, sealjuures:

  • lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
  • eeldatakse, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võib Siseministeerium suhelda;
  • on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid on Siseministeerium tema kohta kogunud;
  • on kandidaadil õigus Siseministeeriumi kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;
  • ei avaldata teiste kandidaatide andmeid ;
  • säilitatakse mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid vaidlustamistähtaja jooksul (üks aasta);
  • on kandidaatide andmed juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Kui Siseministeeriumil ei ole isiku isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võib isik nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Siseministeeriumi veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress);
  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. Andmeid säilitatakse üks aasta.

 

Viimati uuendatud: 30. märts 2015